Come organizzare e condurre con successo una riunione

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Ognuno di noi, almeno una volta nella vita, ha preso parte, in qualità di partecipante o come conduttore, ad una riunione … al lavoro, a scuola, in chiesa, in condominio, in famiglia …

Pensa a tutte quelle riunioni che si sono rivelate improduttive, inutili, senza chiari obiettivi, in cui non sono state prese decisioni concrete né si sono raggiunti risultati: avrai sicuramente avvertito un’enorme frustrazione e la sensazione di aver sprecato il tuo tempo e le tue energie.

Uno stile di conduzione è valido quanto più è partecipativo.

Nella riunione, intesa come gruppo di più persone che si incontra con uno più scopi più o meno espliciti, si avvertono pregiudizi, conformismo, paura e mancanza di comunicazione quando chi conduce ricorre al suo status esteriore e al sistema autoritario, preoccupato di convincere il gruppo con le sue idee, senza mettersi in discussione e vedendo l’altro solo come suo subalterno. Il gruppo allora mette in atto un forte senso di difesa, con conseguente riduzione della spontaneità e della creatività del gruppo.

È possibile evitare tutto questo e raggiungere una buona produttività, utilità, chiarezza e concretezza!

Si riesce a raggiungere una vision di gruppo, quando c’è collaborazione tra le persone e conflittualità creativa su idee, programmi, azioni. Allora il gruppo si definisce maturo ed al suo interno i partecipanti si assumono le proprie responsabilità.

Una conduzione di qualità favorisce e garantisce:

–         condivisione e assunzione del compito

–         focus sugli obiettivi e riconoscimento dei risultati

–         consenso su cosa e come si sta facendo

–         spazi di partecipazione per tutti (partecipazione attiva)

–         accoglienza e ascolto

–         gestione del conflitto

–         supporto nelle difficoltà

–         chiarezza e sintesi.

Consigli per il buon andamento di una riunione.

• E’ importante anche il setting, temporale (orario accessibile) e spaziale (attorno ad un tavolo sociometrico se possibile, in un ambiente pulito, accogliente, fresco, silenzioso, arieggiato, spazioso).
• Il numero ideale di componenti in una riunione è tra i 5 e gli 8, perché si ha l’equilibrio migliore tra il dinamismo del gruppo, il tempo e la ricchezza di produzione. Se ci sono tanti partecipanti, invece, i sottogruppi possono facilitare l’espressione ed il confronto.
• È utile fare e favorire interventi brevi, fornire informazioni osservabili ed oggettive (che cosa, come, dove, quando).
• È fondamentale saper gestire il dissenso, tenendo presente le opinioni dei singoli. Le obiezioni non vanno ignorate, interrotte, denigrate, minimizzate né sottovalutate. Quando il disaccordo emerge – ed è fisiologico che emerga, in quanto manifesta le naturali riserve, perplessità – è bene fare riferimento alle cose e non alle persone, evitare oggettivazioni, qualificazioni delle persone, interpretazioni o deduzioni. Quindi quel che si valuta è il comportamento (es. “Non sono d’accordo con questa cosa che hai fatto”) e non la persona! I disaccordi vanno espressi su argomenti specifici, senza generalizzazioni e senza atteggiamenti avversativi del tipo “Sì … ma …”.
• Chi partecipa poco può essere stimolato ad intervenire, partendo dalla sua personale esperienza (es. “Tu che hai fatto questa cosa, cosa ne pensi?”). Successivamente si fa un punto della situazione e ci si concentra sulle aree di accordo.
• Quando c’è una decisione da prendere, è utile chiedersi: chi riguarda? Chi dovrà portarla avanti? Quanto tempo si ha per decidere? Per quanto tempo la decisione sarà valida?
• Ricordati di percepire e sentire costantemente il clima del gruppo, capire quel che sta avvenendo, cogliere quindi l’entusiasmo, o la stanchezza (in questo caso si può proporre una pausa). Tieni presente che ad influenzare il qui e ora della riunione, c’è anche il non detto, il passato del gruppo, le relazioni che si sviluppano all’esterno tra i partecipanti, l’immagine che il gruppo ha del suo futuro.

Tipi di riunione

Considera che ci sono tanti tipi di riunione:

– riunioni di informazione discendente (vengono fornite semplici informazioni)

– riunioni evento (per rendere pubblico il potere)

– riunioni di elaborazione (progettazione, analisi, verifica, problem solving)

– riunioni di consultazione (vengono chieste opinioni e proposte su un argomento)

– riunioni di informazione ascendente (per chiedere opinioni, attese)

– riunioni decisionali (direttive, per consenso, unanimi, maggioritarie o minoritarie).

Poiché ogni riunione ha un costo, prima di farla, prova a chiederti:

• è davvero necessaria? o l’obiettivo può essere raggiunto in altri modi?
• Se decidi che farai la riunione, come la strutturerai?
• E’ il caso di farvi prendere parte anche ad altri che siano interessati all’argomento? ( decidi di volta in volta ).
• Se il conduttore sarai tu, abbi cura di tenere i tempi e cerca di comprendere se e come è possibile contenerli.

Inoltre

• È opportuno definire partecipanti, dettagli, ordine del giorno (priorità e argomenti).
• È inoltre utile informare preventivamente i partecipanti di quel che verrà affrontato in riunione (inviare allegato con informazioni), rendere noto il contributo che verrà chiesto ad ognuno e preparare materiali e sussidi che si utilizzeranno.

Fasi della riunione

1. Nella fase di apertura, puoi coinvolgere i partecipanti, spiegando brevemente il motivo della riunione, gli obiettivi da raggiungere ed il modo in cui si lavorerà insieme.
2. Durante lo svolgimento della discussione, si definirà l’ODG (Ordine Del Giorno) e si individuerà un piano concreto di azione (Chi fa cosa? – definizione dei ruoli). Ricorda che gli obiettivi dovranno essere SMART (Significativi, Misurabili, Accessibili, Realistici, Tempestivi).
3. Nell’ultima fase, quella della chiusura, individua quali risultati si sono raggiunti, fai un sommario e fornisci un feedback sul contributo della riunione.

Il verbale

A rotazione, si farà un verbale in cui si specificheranno di volta in volta:

– partecipanti

– obiettivi

– argomenti discussi

– decisioni prese

– piano di attuazione

– data della futura riunione

Il piano d’azione verrà monitorato nel tempo (follow-up), con e-mail e/o telefonate.

Individuerai poi in maniera critica e costruttiva quali sono le aree da poter successivamente migliorare.

Poiché è l’abilità del conduttore che determina la qualità della conduzione, se avrai complessivamente cura dei contenuti e delle relazioni, la tua riunione avrà successo!

Autrice: Giuseppina La Barbera, psicologa e counselor in formazione presso l’ASPIC di Venezia e di Padova

Bibliografia di riferimento:

De Sario P. (2008) La riunione che serve. Metodi collaudati per incontri di lavoro a “forte relazione”, costruttivi e pratici, Ed. Franco Angeli

Sansavini C. (2005) Il meeting di successo. Come organizzare e condurre una riunione. Ed. Alpha Test

Mucchielli R. (1998) Come condurre le riunioni. Teoria e pratica. Ed. Elle Di Ci

Per ulteriori informazioni sui corsi di gestione delle riunioni organizzati dall’Aspic, invia mail a info@aspicvenezia.org o tel. 041-950942

parole chiave: riunione, conduzione efficace, obiettivi, gruppo