

Imparare a gestire efficacemente il tuo tempo è possibile!
Scopri come …Il tuo tempo, la tua vita è una cosa preziosa … quante volte hai avuto la sensazione di perdere il controllo del tuo tempo, come se ti sfuggisse di mano … pensavi di riuscire a portare a termine determinati compiti e invece … ti sei fatto distrarre … da telefonate, da facebook, da inviti e richieste a cui non hai saputo dire di no!?Come ti sei sentito dopo?! Immagino che ti sarai fatto assalire da sensazioni spiacevoli come … ansia, stress, senso di colpa, tristezza … sarà successo almeno una volta ad ognuno di noi, pensa che a me è successo proprio ieri … prova a pensare a quando è successo a te l’ultima volta … cosa ti sei detto? … cosa hai fatto? … come ti sei sentito dentro?!
Spesso rinviamo il raggiungimento dei nostri piccoli o grandi obiettivi… temporeggiamo!
Alla base del rimandare e del temporeggiare ci possono essere diverse paure quali:
- paura del giudizio
- paura del fallimento
- paura dell’abbandono
- paura della separazione
- paura del cambiamento
Puoi imparare a riconoscere e identificare le tue paura e ad affrontarle …
Sì, lo so che non è così facile … il cambiamento non avviene da un giorno all’altro, schioccando le dita! Il cambiamento procede per piccoli passi, cominciamo facendo con coraggio il primo passo … e poi procediamo facendo anche gli altri passi …
Innanzitutto, ci può fare bene cominciare a:
- conoscere noi stessi (i nostri punti di forza e i nostri limiti, le nostre paure)
- prenderci le nostre responsabilità (locus of control interno)
- gratificarci con ricompense (aumenta la nostra autostima)
- stabilire delle priorità (cose urgenti e importanti da fare)
- dire di no quando lo riteniamo opportuno, in maniera assertiva e cooperativa
- delegare ad altri quello che è urgente ma non importante
Possiamo imparare a progettare (dal latino pro=avanti; iacere=gettare: gettare avanti) il nostro tempo, attivando le azioni opportune per raggiungere uno o più obiettivi che abbiamo programmato. È fondamentale porci obiettivi che siano s.m.a.r.t., cioè: specifici; misurabili; accurati; realistici; tempificati.
È così che assumiamo un atteggiamento proattivo, cominciamo ad agire e a decidere, senza limitarci a reagire agli eventi che ci capitano. In questo modo impariamo a gestire le nostre risorse psicofisiche e a costruirci così il nostro futuro, con consapevolezza. Va da sé che guadagniamo tempo e la nostra Qualità della Vita migliora notevolmente.
Lothar Seiwert è uno studioso del time management (tecnica della psicologia cognitivo-comportamentale) ed esprime molto bene il concetto del tempo come risorsa:
“Il tempo è il capitale più grande: Il tempo non è una risorsa abbondante Il tempo non si può comprare Il tempo non si può mettere da parte o immagazzinare Il tempo non ha minuti con 61 secondi o giorni con 25 ore Il tempo passa: non è possibile fermarlo Il tempo è vita”.
In questo articolo ti spiegherò brevemente alcuni strumenti pratici cosicché tu possa comprenderne l’importanza e l’utilità.
1) Griglia della decisione di Dwight Eisenhower
- È efficace per decidere con rapidità quali sono i compiti prioritari. I criteri di priorità sono stabiliti in base a urgenza e importanza. Queste variabili, combinate tra loro, compongono una griglia con quattro quadranti: nel primo quadrante vi sono i compiti A urgenti e importanti, quelli che puoi fare solo tu; compiti B urgenti ma non importanti, che puoi assegnare ad altri o comunque portare a termine successivamente; compiti C urgenti ma non importanti che puoi serenamente delegare ad altri; compiti non importanti e non urgenti, che puoi tranquillamente cestinare.
2) Delega
- È molto importante ed utile imparare a delegare. Spesso ci sembra difficile delegare, soprattutto se rimaniamo intrappolati in frasi come: “Io lo faccio meglio!” oppure “Io lo faccio prima!”. Nel processo di delega procediamo con: istruire la persona comunicando in maniera efficace e chiedendo: “Cosa ne pensi?”, “Non so se sono stato chiaro”; specificare l’obiettivo; monitorare la sua attività ed i progressi; fornire feedback come apprezzamenti positivi o critiche costruttive (concediamo eventuali errori!).
3) Voglio, posso
- Questo esercizio è molto semplice. Allenati a eliminare dal tuo vocabolario i doverismi (DEVO: ad es. “Devo andare dal parrucchiere”) e le generalizzazioni (SEMPRE, MAI: ad es. “Per me sarà sempre così!” o “Non me ne va mai bene una!”) e comincia a sostituirli con VOGLIO (ad es. “Voglio andare dal parrucchiere”) e POSSO (ad es. “Posso farcela!”)
4) Mappe mentali
- Alleniamoci a scrivere su carta o su pc quello che vogliamo, i cambiamenti che vogliamo apportare nella nostra vita, un progetto di vacanza, l’organizzazione di una festa di compleanno … infatti non basta avere in mente quello che intendiamo fare per compiere le azione! In tal senso, è molto utile costruire una mappa mentale (metodo del ragno) per avere chiare tutte le azioni che sono necessarie per portare a termine il nostro piccolo o grande obiettivo, così evitiamo di cadere nella trappola del voler fare tutto subito!Vedrai che ti sembrerà tutto più semplice e maggiormente affrontabile!
5) Metodo delle 5 P
È uno strumento di programmazione giornaliera degli obiettivi, consiste nel:
1) Prendere nota di compiti, attività, scadenze
2) Prevedere attività e durata
3) Pensare agli imprevisti che possono capitare
4) Problemi prioritari da affrontare
5) Controllo a Posteriori
6) Rubrica, agenda e diario
Questi sono tre strumenti fondamentali per la gestione efficace del tempo. Usiamo la rubrica (su carta o su cellulare o su pc) per raccogliere tutti i nostri contatti. L’agenda serve per organizzare con precisione e chiarezza, giorno per giorno, settimana dopo settimana, mese dopo mese, tutti i nostri impegni, dal dentista alla riunione, alla vacanza, alla recita del figlio. Il diario è fondamentale per mettere giù gli aspetti emotivi, i nostri vissuti (ad es. Oggi pomeriggio c’è stata la festa di mio figlio, ero proprio felice, mi hanno fatto i complimenti per come ho organizzato tutto!, oppure Stamattina c’era la riunione con quell’antipatico, non lo sopporto!)
7) Valutare la procrastinazione
È un questionario proposto dalla psicologa americana Ramirez Basco, in cui tu stesso valuti, in una scala da 0 a 3, la tua tendenza a procrastinare. È utile per la tua presa di consapevolezza, potrai capire se e quanto tendi a temporeggiare. Ci sono i temporeggiatori dubbiosi (che non credono nelle proprie capacità); perfezionisti (che hanno aspettative troppo elevate da raggiungere); ribelli (che vogliono dimostrare di avere sempre il pieno controllo della situazione propria e altrui) ed infine sociali (che si perdono in chiacchere, nelle pause caffè …). Se ti rendi conto che il rimandare è per te un atteggiamento ripetitivo e costante, cioè un automatismo, allora è bene che ti fermi a riflettere per riuscire a modificare il tuo comportamento disfunzionale! Può esserti molto utile rivolgerti ad un esperto psicoterapeuta!
Immagino che la rapidità di questi esercizi ti abbia colto di sorpresa, forse pensavi che gestire il tuo tempo fosse un percorso lungo e faticoso! Ora che sei consapevole e motivato, non hai più scuse, per continuare a rimandare a domani quello che puoi già fare oggi! Un counselor potrà agevolare il tuo processo di cambiamento, nella tua presa di consapevolezza e nella scoperta delle tue potenzialità e risorse!
Autrice: Giuseppina La Barbera, psicologa e counselor in formazione presso l’ASPIC di Venezia
Bibliografia:
Seiwert, L. J., Gestisci il tuo tempo, Franco Angeli, Milano, 2007
Giusti E., Smettere di rinviare, Franco Angeli, Milano, 2001
Ramirez Basco M., Prima o poi lo faccio!, Eclipsi, Firenze, 2011
Per ulteriori informazioni sul corso specifico di time management e sui corsi di counseling aziendale organizzati dall’Aspic di Venezia, invia mail a info@aspicvenezia.org o tel. 041-950942
parole chiave: gestione tempo, smettere di rinviare, obiettivi, time management